Comment configurer votre premier espace de travail dans Proman

Configurer un nouvel outil est souvent l’étape la plus difficile. Voici comment passer de l’inscription à votre premier tableau actif en moins de 20 minutes.

1. Créez votre espace de travail

Lorsque vous vous inscrivez à Proman, il vous sera demandé de créer un espace de travail. Un espace de travail est l’environnement isolé de votre équipe — il contient vos projets, tableaux, membres et facturation.

Donnez-lui un nom facile à reconnaître. Si vous êtes une agence, utilisez le nom de votre entreprise. Si vous êtes une équipe interne, utilisez le nom de votre équipe ou de votre service.

Le type de votre espace de travail influence les paramètres par défaut — choisissez parmi Agence, Équipe produit, Freelance ou Équipe interne. Vous pourrez modifier ce choix ultérieurement.

2. Invitez votre équipe

Rendez-vous dans Paramètres → Membres et invitez votre équipe par e-mail. Chaque invitation inclut une attribution de rôle :

Rôle	Ce qu’ils peuvent faire
Propriétaire	Accès complet, facturation, paramètres de l’espace de travail
Admin	Gérer les membres, projets, tableaux
Membre	Créer et modifier des tâches, saisir du temps, utiliser les tableaux
Observateur	Accès en lecture seule aux projets et tableaux

Les membres invités reçoivent un e-mail avec un lien pour rejoindre l’espace. Tant qu’ils n’ont pas accepté, ils apparaissent comme « En attente » dans votre liste de membres.

3. Créez votre premier projet

Les projets sont des conteneurs pour du travail lié. Rendez-vous dans Projets → Nouveau projet et renseignez :

Nom — l’objet de ce projet
Client (facultatif) — s’il s’agit d’un travail destiné à un client
Facturable — activez cette option si le temps saisi ici doit être facturé

La plupart des équipes commencent avec un projet par mission client ou par domaine produit.

4. Configurez votre tableau

Chaque projet dispose d’un tableau Kanban. Les colonnes par défaut sont À faire, En cours, En révision et Terminé. Renommez-les pour qu’elles correspondent à votre flux de travail réel.

Si vous utilisez des sprints, activez la vue Backlog — elle vous offre un espace distinct pour préparer le travail avant de le faire passer dans le sprint actif.

5. Ajoutez vos premières tâches

Commencez par le travail déjà en cours ou en attente. Pour chaque tâche :

Rédigez un titre clair (ce qui doit être fait, pas qui doit le faire)
Attribuez-la à un membre de l’équipe
Définissez un niveau de priorité
Ajoutez une échéance s’il y en a une

N’essayez pas de tout saisir d’un coup. Ajoutez le travail des deux prochaines semaines et laissez le backlog s’étoffer naturellement.

6. Configurez les notifications

Proman envoie des notifications pour les attributions de tâches, les mentions, les rappels d’échéance et les approbations de saisie de temps. Chaque membre de l’équipe peut configurer ses propres préférences dans Paramètres → Notifications.

Pour la plupart des équipes, les réglages par défaut sont adaptés. Celui à activer explicitement : les rappels par e-mail pour les tâches en retard — cela permet de rattraper ce qui passe entre les mailles du filet.

7. Connectez Slack (facultatif)

Si votre équipe utilise Slack, connectez-le dans Paramètres → Intégrations. Vous recevrez des alertes au niveau de l’espace de travail pour les changements de tâches et l’activité des projets, directement acheminées vers les canaux Slack de votre choix.

C’est facultatif, mais utile si votre équipe vit sur Slack et ne consulte pas Proman quotidiennement.

8. Lancez un sprint

Une fois que votre backlog contient suffisamment de tâches, vous êtes prêt pour votre premier sprint. Le déroulement de la planification de sprint :

Rendez-vous dans Backlog
Sélectionnez les tâches que votre équipe peut réaliser dans la fenêtre du sprint
Déplacez-les vers Sprint en cours
Définissez un objectif et une durée de sprint
Suivez le tableau

C’est tout. Le tableau est actif, les tâches sont attribuées, et votre équipe sait sur quoi travailler.

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