Como Configurar o Seu Primeiro Workspace no Proman

Configurar uma nova ferramenta é muitas vezes a parte mais difícil. Eis como passar do registo ao seu primeiro quadro ativo em menos de 20 minutos.

1. Crie o Seu Workspace

Ao registar-se no Proman, será convidado a criar um workspace. Um workspace é o ambiente isolado da sua equipa — contém os seus projetos, quadros, membros e faturação.

Dê-lhe um nome fácil de reconhecer. Se é uma agência, use o nome da sua empresa. Se é uma equipa interna, use o nome da equipa ou do departamento.

O tipo de workspace afeta as predefinições — escolha entre Agência, Equipa de Produto, Freelancer ou Equipa Interna. Pode alterar isto mais tarde.

2. Convide a Sua Equipa

Vá a Definições → Membros e convide a sua equipa por email. Cada convite inclui uma atribuição de função:

Função	O que podem fazer
Proprietário	Acesso total, faturação, definições do workspace
Administrador	Gerir membros, projetos, quadros
Membro	Criar e editar tarefas, registar tempo, usar quadros
Visualizador	Acesso só de leitura a projetos e quadros

Os membros convidados recebem um email com um link para se juntarem. Até aceitarem, aparecem como “Pendente” na sua lista de membros.

3. Crie o Seu Primeiro Projeto

Os projetos são contentores para trabalho relacionado. Vá a Projetos → Novo Projeto e preencha:

Nome — sobre o que é este projeto
Cliente (opcional) — se for trabalho voltado para um cliente
Faturável — ative se o tempo registado aqui deve ser faturado

A maioria das equipas começa com um projeto por cada relação com cliente ou área de produto.

4. Configure o Seu Quadro

Cada projeto recebe um quadro Kanban. As colunas predefinidas são Por Fazer, Em Progresso, Em Revisão e Concluído. Renomeie-as para corresponder ao seu fluxo de trabalho real.

Se usa sprints, ative a vista de Backlog — isto dá-lhe uma área separada para preparar trabalho antes de o mover para o sprint ativo.

5. Adicione as Suas Primeiras Tarefas

Comece com o trabalho que já está em curso ou em fila. Para cada tarefa:

Escreva um título claro (o que precisa de acontecer, não quem precisa de o fazer)
Atribua-a a um membro da equipa
Defina um nível de prioridade
Adicione uma data limite, se existir

Não tente capturar tudo de uma vez. Adicione o trabalho das próximas duas semanas e deixe o backlog crescer organicamente.

6. Configure as Notificações

O Proman envia notificações para atribuições de tarefas, menções, lembretes de datas limite e aprovações de registos de tempo. Cada membro da equipa pode configurar as suas próprias preferências em Definições → Notificações.

Para a maioria das equipas, as predefinições são sensatas. A que vale a pena ativar explicitamente: lembretes por email para tarefas em atraso — isto apanha coisas que caem no esquecimento.

7. Ligue o Slack (Opcional)

Se a sua equipa usa o Slack, ligue-o em Definições → Integrações. Vai receber alertas ao nível do workspace para alterações de tarefas e atividade de projeto, enviados diretamente para os canais do Slack que escolher.

Isto é opcional, mas útil se a sua equipa vive no Slack e não verifica o Proman diariamente.

8. Execute um Sprint

Quando o seu backlog tiver tarefas suficientes, está pronto para o seu primeiro sprint. O fluxo de planeamento de sprint:

Vá a Backlog
Selecione as tarefas que a sua equipa consegue concluir na janela do sprint
Mova-as para Sprint Atual
Defina um objetivo e uma duração para o sprint
Acompanhe o quadro

É tudo. O quadro está ativo, as tarefas estão atribuídas e a sua equipa sabe no que trabalhar.

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