Wie du dein erstes Workspace in Proman einrichtest

Ein neues Tool einzurichten ist oft der schwierigste Teil. So kommst du von der Anmeldung zu deinem ersten aktiven Board in unter 20 Minuten.

1. Erstelle dein Workspace

Wenn du dich bei Proman anmeldest, wirst du aufgefordert, ein Workspace zu erstellen. Ein Workspace ist die isolierte Umgebung deines Teams — es enthält deine Projekte, Boards, Mitglieder und die Abrechnung.

Gib ihm einen leicht erkennbaren Namen. Wenn du eine Agentur bist, nutze deinen Firmennamen. Wenn du ein internes Team bist, nutze deinen Team- oder Abteilungsnamen.

Dein Workspace-Typ beeinflusst die Standardeinstellungen — wähle zwischen Agentur, Produktteam, Freelancer oder Internes Team. Du kannst das später ändern.

2. Lade dein Team ein

Gehe zu Einstellungen → Mitglieder und lade dein Team per E-Mail ein. Jede Einladung enthält eine Rollenzuweisung:

Rolle	Was sie können
Inhaber	Vollzugriff, Abrechnung, Workspace-Einstellungen
Admin	Mitglieder, Projekte, Boards verwalten
Mitglied	Aufgaben erstellen und bearbeiten, Zeit erfassen, Boards nutzen
Betrachter	Nur-Lese-Zugriff auf Projekte und Boards

Eingeladene Mitglieder erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Beitreten. Bis sie akzeptieren, erscheinen sie in deiner Mitgliederliste als „Ausstehend“.

3. Erstelle dein erstes Projekt

Projekte sind Container für zusammengehörige Arbeit. Gehe zu Projekte → Neues Projekt und fülle aus:

Name — worum es in diesem Projekt geht
Kunde (optional) — falls dies kundenbezogene Arbeit ist
Abrechenbar — aktivieren, wenn hier erfasste Zeit in Rechnung gestellt werden soll

Die meisten Teams beginnen mit einem Projekt pro Kundenauftrag oder Produktbereich.

4. Richte dein Board ein

Jedes Projekt erhält ein Kanban-Board. Die Standardspalten sind Zu erledigen, In Bearbeitung, In Prüfung und Erledigt. Benenne sie um, damit sie zu deinem tatsächlichen Workflow passen.

Wenn du Sprints nutzt, aktiviere die Backlog-Ansicht — sie gibt dir einen separaten Bereich, um Arbeit vorzubereiten, bevor du sie in den aktiven Sprint verschiebst.

5. Füge deine ersten Aufgaben hinzu

Beginne mit der Arbeit, die bereits in Bearbeitung oder in der Warteschlange ist. Für jede Aufgabe:

Schreibe einen klaren Titel (was passieren muss, nicht wer es tun soll)
Weise sie einem Teammitglied zu
Lege eine Prioritätsstufe fest
Füge ein Fälligkeitsdatum hinzu, falls vorhanden

Versuche nicht, alles auf einmal zu erfassen. Füge die Arbeit der nächsten zwei Wochen hinzu und lass das Backlog organisch wachsen.

6. Konfiguriere Benachrichtigungen

Proman sendet Benachrichtigungen für Aufgabenzuweisungen, Erwähnungen, Erinnerungen an Fälligkeitsdaten und Genehmigungen von Zeiteinträgen. Jedes Teammitglied kann seine eigenen Einstellungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen konfigurieren.

Für die meisten Teams sind die Standardeinstellungen sinnvoll. Eine, die explizit aktiviert werden sollte: E-Mail-Erinnerungen für überfällige Aufgaben — das fängt Dinge auf, die sonst vom Radar verschwinden.

7. Verbinde Slack (optional)

Wenn dein Team Slack nutzt, verbinde es unter Einstellungen → Integrationen. Du erhältst dann Benachrichtigungen auf Workspace-Ebene für Aufgabenänderungen und Projektaktivitäten, direkt in deine gewählten Slack-Kanäle geleitet.

Das ist optional, aber nützlich, wenn dein Team in Slack lebt und Proman nicht täglich prüft.

8. Führe einen Sprint durch

Sobald dein Backlog genug Aufgaben enthält, bist du bereit für deinen ersten Sprint. Der Sprint-Planungsablauf:

Gehe zu Backlog
Wähle Aufgaben aus, die dein Team im Sprint-Zeitraum abschließen kann
Verschiebe sie in Aktueller Sprint
Lege ein Sprint-Ziel und eine Dauer fest
Beobachte das Board

Das war’s. Das Board ist live, Aufgaben sind zugewiesen, und dein Team weiß, woran es arbeiten soll.

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