Wie du eine Rechnung aus deinem Projektmanagement-Tool erstellst und versendest

Die meisten Teams erfassen ihre Arbeit in einem Projektmanagement-Tool und rekonstruieren diese Arbeit dann manuell in einer separaten Rechnungs-App. Das ist doppelte Eingabe. Es ist fehleranfällig. Und es bedeutet, dass du für zwei Tools bezahlst, um eine Aufgabe zu erledigen.

So stellst du Kunden direkt aus deinen Projektdaten Rechnungen aus.

Das Problem mit separaten Rechnungstools

Wenn dein PM-Tool und dein Rechnungstool getrennt sind, sieht der Abrechnungszyklus so aus:

Stunden in deinem PM-Tool erfassen
Den Zeitbericht exportieren (oder einfach ansehen)
Dieselben Daten manuell in dein Rechnungstool eingeben
Für jede Aufgabe oder jeden Meilenstein eine Position erstellen
Die Rechnung senden und hoffen, dass nichts übersehen wurde

Jede Übergabe ist eine Gelegenheit für Fehler. Verpasste abrechenbare Stunden. Falsche Sätze. Aufgaben erledigt, aber nie in Rechnung gestellt.

Abrechenbare Projekte einrichten

In Proman können Projekte als abrechenbar markiert werden. Wenn du ein abrechenbares Projekt einrichtest:

Weise einen Kundennamen zu
Lege einen Standard-Stundensatz fest (oder einen Satz pro Aufgabe)
Verbinde es mit einem Abrechnungsprofil des Workspace

Alle für abrechenbare Aufgaben in diesem Projekt erfasste Zeit fließt automatisch in den Rechnungs-Workflow.

Zeit gegen Aufgaben erfassen

Die Zeiterfassung in Proman ist aufgabenbasiert. Wenn ein Teammitglied Arbeit abschließt:

Die Aufgabe öffnen
Gearbeitete Zeit erfassen (Stunden und Minuten)
Den Zeiteintrag als „abrechenbar“ markieren (standardmäßig vom Projekt übernommen)

Der Zeiteintrag landet in einem Wochenprotokoll, sichtbar in der Zeiterfassungsansicht. Jeder Eintrag zeigt: Aufgabe, Projekt, Stunden, Satz und Abrechnungsstatus.

Eine Rechnung erstellen

Wenn es Zeit ist, einen Kunden abzurechnen:

Gehe zu Rechnungen in deinem Workspace
Klicke auf Neue Rechnung
Wähle den Kunden und den Abrechnungszeitraum
Proman zieht automatisch alle genehmigten, nicht abgerechneten Zeiteinträge für diesen Kunden
Überprüfe die Positionen — bearbeite Beschreibungen, passe bei Bedarf Stunden an
Lege Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum fest

Die Rechnung wird aus deinen tatsächlich erfassten Daten erstellt. Keine manuelle Nacherfassung.

Versenden und bezahlt werden

Proman erstellt eine PDF-Rechnung, die du direkt per E-Mail an den Kunden senden kannst. Wenn du Stripe verbunden hast, können Kunden online über den in der Rechnung enthaltenen Zahlungslink bezahlen.

Der Zahlungsstatus aktualisiert sich automatisch:

Gesendet — Rechnung zugestellt
Angesehen — Kunde hat sie geöffnet
Bezahlt — Zahlung über Stripe eingegangen
Überfällig — Fälligkeitsdatum überschritten, keine Zahlung

Für wiederkehrende Kunden kannst du Rechnungsvorlagen einrichten, sodass die Einrichtungsarbeit nur einmal anfällt.

Genehmigungs-Workflow für Zeiteinträge

Auf den Plänen Pro und Business durchlaufen Zeiteinträge einen Genehmigungs-Workflow, bevor sie in Rechnung gestellt werden können. Das verhindert, dass Kunden für Zeit abgerechnet werden, die kein Manager geprüft hat.

Der Ablauf:

Teammitglied reicht seine wöchentlichen Zeiteinträge ein
Manager prüft und genehmigt (oder fordert Änderungen an)
Genehmigte Einträge werden für die Rechnungsstellung verfügbar

Das ist besonders nützlich für Agenturen, die Kunden nach Zeit- und Materialaufwand abrechnen.

Was das ersetzt

Rechnungsstellung innerhalb deines PM-Tools zu betreiben, eliminiert:

Ein separates Rechnungsabonnement (10–25 $/Monat für einfache Tools)
Manuelle Datennacherfassung zwischen Systemen
Diskrepanzen zwischen erfasster und abgerechneter Zeit
Kontextwechsel zwischen Apps während der Abrechnungszyklen

Ein Tool, eine Quelle der Wahrheit, ein Ort, um Zahlungen nachzuverfolgen.

Rechnungsstellung ist in den Proman-Plänen Pro (3 $/Monat) und Business (8 $/Monat) verfügbar. Preise ansehen →