كيفية إنشاء وإرسال فاتورة من أداة إدارة مشاريعك

تتبّع معظم الفرق عملها في أداة إدارة مشاريع ثم تعيد إنشاء ذلك العمل يدويًا في تطبيق فوترة منفصل. هذا إدخال مزدوج. عرضة للأخطاء. ويعني أنك تدفع مقابل أداتين لإنجاز وظيفة واحدة.

إليك كيفية فوترة العملاء مباشرة من بيانات مشروعك.

مشكلة أدوات الفوترة المنفصلة

عندما تكون أداة إدارة مشاريعك وأداة الفوترة منفصلتين، تبدو دورة الفوترة كالتالي:

سجّل الساعات في أداة إدارة مشاريعك
صدّر (أو فقط انظر إلى) تقرير الوقت
أدخل نفس البيانات يدويًا في أداة الفوترة
أنشئ بندًا لكل مهمة أو معلم رئيسي
أرسل الفاتورة وتأمل ألا تكون قد فاتك شيء

كل عملية تسليم فرصة للخطأ. ساعات قابلة للفوترة فاتتك. أسعار خاطئة. مهام أُنجزت لكن لم تُفوتر أبدًا.

إعداد المشاريع القابلة للفوترة

في Proman، يمكن تحديد المشاريع كقابلة للفوترة. عند إعداد مشروع قابل للفوترة:

عيّن اسم عميل
حدد سعرًا ساعيًا افتراضيًا (أو سعرًا لكل مهمة)
اربطه بملف تعريف فوترة مساحة العمل

كل الوقت المسجَّل مقابل المهام القابلة للفوترة في ذلك المشروع ينتقل تلقائيًا إلى سير عمل الفوترة.

تسجيل الوقت مقابل المهام

تتبع الوقت في Proman قائم على المهام. عندما يكمل عضو الفريق العمل:

افتح المهمة
سجّل الوقت المستغرق (ساعات ودقائق)
حدّد إدخال الوقت كـ“قابل للفوترة” (يرث ذلك من المشروع افتراضيًا)

يدخل إدخال الوقت في سجل أسبوعي، مرئي في عرض متتبع الوقت. يعرض كل إدخال: المهمة، والمشروع، والساعات، والسعر، وحالة القابلية للفوترة.

إنشاء فاتورة

عندما يحين وقت فوترة عميل:

اذهب إلى الفواتير في مساحة عملك
انقر على فاتورة جديدة
اختر العميل وفترة الفوترة
يسحب Proman تلقائيًا جميع إدخالات الوقت المعتمدة وغير المفوترة لذلك العميل
راجع البنود — عدّل الأوصاف، واضبط الساعات إذا لزم الأمر
حدّد شروط الدفع والموعد النهائي

تُنشأ الفاتورة من بياناتك المتتبَّعة الفعلية. لا إعادة إدخال يدوية.

الإرسال والحصول على الدفع

ينشئ Proman فاتورة PDF يمكنك إرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة إلى العميل. إذا كنت قد ربطت Stripe، يمكن للعملاء الدفع عبر الإنترنت من خلال رابط الدفع المضمّن في الفاتورة.

تُحدَّث حالة الدفع تلقائيًا:

مُرسَلة — تم تسليم الفاتورة
مُشاهَدة — فتحها العميل
مدفوعة — تم استلام الدفع عبر Stripe
متأخرة — تجاوزت الموعد النهائي دون دفع

للعملاء المتكررين، يمكنك إعداد قوالب فواتير بحيث يحدث عمل الإعداد مرة واحدة فقط.

سير عمل الموافقة على إدخال الوقت

في باقتي Pro وBusiness، تمر إدخالات الوقت عبر سير عمل موافقة قبل أن تصبح قابلة للفوترة. هذا يمنع فوترة العملاء عن وقت لم يراجعه مدير.

سير العمل:

يقدّم عضو الفريق إدخالات وقته الأسبوعية
يراجع المدير ويوافق (أو يطلب تغييرات)
تصبح الإدخالات المعتمدة متاحة للفوترة

هذا مفيد بشكل خاص للوكالات التي تفوتر العملاء على أساس الوقت والمواد.

ما يستبدله هذا

تشغيل الفوترة داخل أداة إدارة مشاريعك يلغي:

اشتراك فوترة منفصل (10–25 دولارًا شهريًا للأدوات الأساسية)
إعادة إدخال البيانات يدويًا بين الأنظمة
التناقضات بين ما تم تتبعه وما تمت فوترته
تبديل السياق بين التطبيقات أثناء دورات الفوترة

أداة واحدة، مصدر حقيقة واحد، مكان واحد لتتبع المدفوعات.

الفوترة متاحة في باقتي Proman الاحترافية (3 دولارات/شهر) والأعمال (8 دولارات/شهر). شاهد الأسعار ←