プロジェクト管理ツールから請求書を作成して送信する方法
多くのチームは、プロジェクト管理ツールで作業を記録した後、その作業を別の請求書アプリで手作業により再現しています。これは二重入力であり、ミスが起きやすく、1つの仕事のために2つのツール分の料金を支払っていることになります。
プロジェクトデータから直接クライアントに請求する方法をご紹介します。
別々の請求書ツールが抱える問題
PMツールと請求書ツールが連携していない場合、請求サイクルは次のようになります。
- PMツールで作業時間を記録する
- 時間レポートをエクスポートする（あるいは単に見るだけ）
- 同じデータを請求書ツールに手作業で入力する
- タスクやマイルストーンごとに項目を作成する
- 請求書を送り、何も見落としがないことを祈る
すべての受け渡しがミスの原因になり得ます。見落とされた請求可能な時間。誤った料金。完了したのに一度も請求されなかったタスク。
請求可能なプロジェクトの設定
Promanでは、プロジェクトを請求可能としてマークできます。請求可能なプロジェクトを設定する際は:
- クライアント名を割り当てる
- デフォルトの時給（またはタスク単位の料金）を設定する
- ワークスペースの請求プロファイルに接続する
そのプロジェクトの請求可能なタスクに対して記録されたすべての時間は、自動的に請求書ワークフローに流れ込みます。
タスクに対する時間の記録
Promanでの時間管理はタスク単位です。チームメンバーが作業を完了すると:
- タスクを開く
- 作業時間（時間と分）を記録する
- 時間エントリを「請求可能」としてマークする（デフォルトではプロジェクトから継承されます）
時間エントリは週次ログに記録され、Time Trackerビューで確認できます。各エントリには、タスク、プロジェクト、時間数、料金、請求可否のステータスが表示されます。
請求書の作成
クライアントへの請求時が来たら:
- ワークスペースの 請求書 に移動する
- 新規請求書 をクリックする
- クライアントと請求期間を選択する
- Promanはそのクライアントの承認済み・未請求の時間エントリをすべて自動的に取り込む
- 項目を確認する——必要に応じて説明や時間数を編集する
- 支払い条件と期日を設定する
請求書は、実際に記録されたデータから生成されます。手作業での再入力は不要です。
送信と入金の確認
Promanは、クライアントに直接メールで送信できるPDF請求書を生成します。Stripeを接続している場合、クライアントは請求書に含まれる支払いリンクからオンラインで支払いを行えます。
支払いステータスは自動的に更新されます。
- 送信済み — 請求書が届いた
- 閲覧済み — クライアントが請求書を開いた
- 支払い済み — Stripe経由で支払いを受け取った
- 期限超過 — 期日を過ぎても支払いがない
繰り返し取引のあるクライアントについては、請求書テンプレートを設定しておくことで、設定作業を一度で済ませられます。
時間エントリの承認ワークフロー
ProプランおよびBusinessプランでは、時間エントリは請求される前に承認ワークフローを経ます。これにより、マネージャーがレビューしていない時間をクライアントに請求してしまうことを防げます。
流れは次の通りです。
- チームメンバーが週次の時間エントリを提出する
- マネージャーがレビューし、承認する（または修正を依頼する）
- 承認されたエントリが請求可能になる
これは特に、タイム・アンド・マテリアル方式でクライアントに請求する代理店にとって有用です。
これが置き換えるもの
PMツール内で請求書発行を行うことで、次のものがなくなります。
- 別の請求書サブスクリプション（基本的なツールで月額10～25ドル）
- システム間の手作業によるデータ再入力
- 記録した内容と請求した内容の間の不一致
- 請求サイクル中のアプリ間のコンテキストスイッチ
1つのツール、1つの信頼できる情報源、そして支払いを追跡する1つの場所。
請求書発行機能は、Proman Pro（月額3ドル）およびBusiness（月額8ドル）プランでご利用いただけます。料金を見る →
Alex Rivera
プロジェクトマネージャー兼ワークフローコンサルタント。チームが実際の働き方に合ったツールを見つける手助けをしています。