Promanで最初のワークスペースをセットアップする方法
新しいツールのセットアップは、たいてい一番大変な部分です。ここでは、サインアップから20分以内に最初のアクティブなボードにたどり着くまでの手順を紹介します。
1. ワークスペースを作成する
Promanにサインアップすると、ワークスペースの作成を求められます。ワークスペースはチーム専用の独立した環境で、プロジェクト、ボード、メンバー、請求情報が含まれます。
わかりやすい名前を付けましょう。代理店であれば会社名、社内チームであればチーム名や部署名を使うとよいでしょう。
ワークスペースの種類によってデフォルト設定が変わります。Agency、Product Team、Freelancer、Internal Team から選んでください。これは後から変更できます。
2. チームを招待する
Settings → Members に移動し、メールアドレスでチームを招待します。各招待にはロールの割り当てが含まれます。
| ロール | できること |
|---|---|
| Owner | フルアクセス、請求、ワークスペース設定 |
| Admin | メンバー、プロジェクト、ボードの管理 |
| Member | タスクの作成・編集、時間の記録、ボードの利用 |
| Viewer | プロジェクトとボードへの閲覧専用アクセス |
招待されたメンバーには参加用リンク付きのメールが届きます。承諾するまでは、メンバー一覧に「Pending(保留中)」と表示されます。
3. 最初のプロジェクトを作成する
プロジェクトは関連する作業をまとめるコンテナです。Projects → New Project に移動し、以下を入力します。
- Name — このプロジェクトが何についてのものか
- Client(任意) — クライアント向けの作業であれば
- Billable — ここで記録した時間を請求対象にする場合はオンにする
多くのチームは、クライアント案件や製品領域ごとに1つのプロジェクトから始めます。
4. ボードをセットアップする
各プロジェクトにはKanbanボードが付属します。デフォルトのカラムは To Do、In Progress、In Review、Done です。実際のワークフローに合わせて名前を変更しましょう。
スプリントを使う場合は、Backlog ビューを有効にしてください。これにより、アクティブなスプリントに移す前に作業をためておく専用エリアが用意されます。
5. 最初のタスクを追加する
すでに進行中、またはキューに入っている作業から始めましょう。各タスクについて次を行います。
- 明確なタイトルを書く(誰がやるかではなく、何をすべきか)
- チームメンバーに割り当てる
- 優先度を設定する
- 期限があれば期日を追加する
一度にすべてを書き出そうとしないことです。今後2週間分の作業を追加し、バックログは自然に育てていきましょう。
6. 通知を設定する
Promanは、タスクの割り当て、メンション、期日リマインダー、時間記録の承認について通知を送信します。各メンバーは Settings → Notifications で自分の設定を調整できます。
ほとんどのチームにとってデフォルト設定で十分ですが、明示的に有効にしておきたいのが 期限超過タスクのメールリマインダー です。これによって見落としを防げます。
7. Slackを連携する(任意)
チームがSlackを使っている場合は、Settings → Integrations から連携できます。タスクの変更やプロジェクトのアクティビティに関するワークスペースレベルの通知が、選択したSlackチャンネルに直接届くようになります。
これは任意ですが、チームが日常的にSlackを使っていてPromanを毎日チェックしない場合に便利です。
8. スプリントを実行する
バックログに十分なタスクがたまったら、最初のスプリントを始める準備が整います。スプリント計画の流れは次の通りです。
- Backlog に移動する
- チームがスプリント期間内に完了できるタスクを選ぶ
- それらを Current Sprint に移す
- スプリントのゴールと期間を設定する
- ボードを見守る
これで完了です。ボードは稼働し、タスクは割り当てられ、チームは何に取り組むべきかを把握しています。
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Alex Rivera
プロジェクトマネージャー兼ワークフローコンサルタント。チームが実際の働き方に合ったツールを見つける手助けをしています。