Cómo configurar tu primer espacio de trabajo en Proman

Configurar una herramienta nueva suele ser la parte más difícil. Aquí te explicamos cómo pasar del registro a tu primer tablero activo en menos de 20 minutos.

1. Crea tu espacio de trabajo

Cuando te registras en Proman, se te pedirá crear un espacio de trabajo. Un espacio de trabajo es el entorno aislado de tu equipo: contiene tus proyectos, tableros, miembros y facturación.

Dale un nombre fácil de reconocer. Si eres una agencia, usa el nombre de tu empresa. Si eres un equipo interno, usa el nombre de tu equipo o departamento.

El tipo de espacio de trabajo afecta la configuración predeterminada: elige entre Agencia, Equipo de producto, Freelancer o Equipo interno. Puedes cambiar esto más adelante.

2. Invita a tu equipo

Ve a Configuración → Miembros e invita a tu equipo por correo electrónico. Cada invitación incluye una asignación de rol:

Rol	Qué pueden hacer
Propietario	Acceso completo, facturación, configuración del espacio de trabajo
Administrador	Gestionar miembros, proyectos, tableros
Miembro	Crear y editar tareas, registrar tiempo, usar tableros
Visor	Acceso de solo lectura a proyectos y tableros

Los miembros invitados reciben un correo con un enlace para unirse. Hasta que acepten, aparecen como “Pendiente” en tu lista de miembros.

3. Crea tu primer proyecto

Los proyectos son contenedores para trabajo relacionado. Ve a Proyectos → Nuevo proyecto y completa:

Nombre: de qué trata este proyecto
Cliente (opcional): si este es trabajo de cara al cliente
Facturable: actívalo si el tiempo registrado aquí debe facturarse

La mayoría de los equipos empiezan con un proyecto por cada relación con un cliente o área de producto.

4. Configura tu tablero

Cada proyecto obtiene un tablero Kanban. Las columnas predeterminadas son Por hacer, En progreso, En revisión y Terminado. Renómbralas para que coincidan con tu flujo de trabajo real.

Si usas sprints, activa la vista de Backlog: esto te da un área separada para preparar el trabajo antes de moverlo al sprint activo.

5. Añade tus primeras tareas

Empieza con el trabajo que ya está en progreso o en cola. Para cada tarea:

Escribe un título claro (qué necesita suceder, no quién debe hacerlo)
Asígnala a un miembro del equipo
Establece un nivel de prioridad
Añade una fecha límite si existe

No intentes capturar todo de una vez. Añade las próximas dos semanas de trabajo y deja que el backlog crezca de forma orgánica.

6. Configura las notificaciones

Proman envía notificaciones para asignaciones de tareas, menciones, recordatorios de fechas límite y aprobaciones de entradas de tiempo. Cada miembro del equipo puede configurar sus propias preferencias en Configuración → Notificaciones.

Para la mayoría de los equipos, los valores predeterminados son adecuados. Uno que vale la pena activar explícitamente: recordatorios por correo para tareas atrasadas, esto atrapa las cosas que se escapan del radar.

7. Conecta Slack (opcional)

Si tu equipo usa Slack, conéctalo en Configuración → Integraciones. Obtendrás alertas a nivel de espacio de trabajo sobre cambios de tareas y actividad de proyectos, enviadas directamente a los canales de Slack que elijas.

Esto es opcional pero útil si tu equipo vive en Slack y no revisa Proman a diario.

8. Ejecuta un sprint

Una vez que tu backlog tenga suficientes tareas, estás listo para tu primer sprint. El flujo de planificación de sprint:

Ve a Backlog
Selecciona las tareas que tu equipo puede completar en la ventana del sprint
Muévelas a Sprint actual
Establece un objetivo y duración de sprint
Observa el tablero

Eso es todo. El tablero está activo, las tareas están asignadas y tu equipo sabe en qué trabajar.

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