Cómo crear y enviar una factura desde tu herramienta de gestión de proyectos

La mayoría de los equipos registran su trabajo en una herramienta de gestión de proyectos y luego recrean manualmente ese trabajo en una aplicación de facturación separada. Es doble entrada. Es propenso a errores. Y significa que estás pagando por dos herramientas para hacer un solo trabajo.

Así es como facturar a los clientes directamente desde los datos de tu proyecto.

El problema con las herramientas de facturación separadas

Cuando tu herramienta de gestión de proyectos y tu herramienta de facturación están desconectadas, el ciclo de facturación se ve así:

Registrar horas en tu herramienta de gestión de proyectos
Exportar (o simplemente mirar) el informe de tiempo
Introducir manualmente los mismos datos en tu herramienta de facturación
Crear una línea de detalle para cada tarea o hito
Enviar la factura y esperar no haber olvidado nada

Cada traspaso es una oportunidad de error. Horas facturables perdidas. Tarifas incorrectas. Tareas completadas pero nunca facturadas.

Configurar proyectos facturables

En Proman, los proyectos pueden marcarse como facturables. Cuando configuras un proyecto facturable:

Asigna el nombre de un cliente
Establece una tarifa por hora predeterminada (o una tarifa por tarea)
Conéctalo a un perfil de facturación del espacio de trabajo

Todo el tiempo registrado contra tareas facturables en ese proyecto fluye automáticamente hacia el flujo de facturación.

Registrar tiempo contra tareas

El control de tiempo en Proman se basa en tareas. Cuando un miembro del equipo completa trabajo:

Abre la tarea
Registra el tiempo trabajado (horas y minutos)
Marca la entrada de tiempo como “facturable” (hereda esto del proyecto por defecto)

La entrada de tiempo va a un registro semanal, visible en la vista del Registro de Tiempo. Cada entrada muestra: tarea, proyecto, horas, tarifa y estado facturable.

Crear una factura

Cuando llega el momento de facturar a un cliente:

Ve a Facturas en tu espacio de trabajo
Haz clic en Nueva factura
Selecciona el cliente y el período de facturación
Proman extrae automáticamente todas las entradas de tiempo aprobadas y no facturadas de ese cliente
Revisa las líneas de detalle: edita descripciones, ajusta horas si es necesario
Establece los términos de pago y la fecha de vencimiento

La factura se genera a partir de tus datos realmente registrados. Sin reingreso manual.

Enviar y cobrar

Proman genera una factura en PDF que puedes enviar por correo directamente al cliente. Si has conectado Stripe, los clientes pueden pagar en línea a través del enlace de pago incluido en la factura.

El estado del pago se actualiza automáticamente:

Enviada: la factura fue entregada
Vista: el cliente la abrió
Pagada: el pago fue recibido a través de Stripe
Vencida: pasó la fecha de vencimiento sin pago

Para clientes recurrentes, puedes configurar plantillas de factura para que el trabajo de configuración ocurra una sola vez.

Flujo de aprobación de entradas de tiempo

En los planes Pro y Business, las entradas de tiempo pasan por un flujo de aprobación antes de poder facturarse. Esto evita cobrar a los clientes por tiempo que no ha sido revisado por un gerente.

El flujo:

El miembro del equipo envía sus entradas de tiempo semanales
El gerente revisa y aprueba (o solicita cambios)
Las entradas aprobadas quedan disponibles para facturación

Esto es especialmente útil para agencias que facturan a clientes bajo un esquema de tiempo y materiales.

Qué reemplaza esto

Ejecutar la facturación dentro de tu herramienta de gestión de proyectos elimina:

Una suscripción de facturación separada (10–25 $/mes para herramientas básicas)
Reingreso manual de datos entre sistemas
Discrepancias entre lo registrado y lo facturado
Cambios de contexto entre aplicaciones durante los ciclos de facturación

Una herramienta, una fuente de verdad, un solo lugar para dar seguimiento a los pagos.

La facturación está disponible en los planes Proman Pro (3 $/mes) y Business (8 $/mes). Ver precios →