Как создать и отправить счёт прямо из инструмента управления проектами

Большинство команд отслеживают работу в инструменте управления проектами, а затем вручную воссоздают эту работу в отдельном приложении для выставления счетов. Это двойной ввод. Это чревато ошибками. И это значит, что вы платите за два инструмента ради одной задачи.

Вот как выставлять счета клиентам прямо на основе данных вашего проекта.

Проблема отдельных инструментов для выставления счетов

Когда ваш инструмент управления проектами и инструмент для выставления счетов не связаны, цикл выставления счетов выглядит так:

Залогировать часы в инструменте управления проектами
Экспортировать (или просто просмотреть) отчёт по времени
Вручную ввести те же данные в инструмент для выставления счетов
Создать строку для каждой задачи или этапа
Отправить счёт и надеяться, что ничего не упустили

Каждая передача данных — это возможность для ошибки. Пропущенные оплачиваемые часы. Неверные ставки. Выполненные, но так и не выставленные к оплате задачи.

Настройка проектов с оплатой

В Proman проекты можно пометить как оплачиваемые. При настройке оплачиваемого проекта вы можете:

Назначить имя клиента
Задать почасовую ставку по умолчанию (или ставку за задачу)
Привязать проект к платёжному профилю рабочего пространства

Всё время, залогированное по оплачиваемым задачам в этом проекте, автоматически попадает в процесс выставления счетов.

Логирование времени по задачам

Учёт времени в Proman построен вокруг задач. Когда участник команды завершает работу:

Откройте задачу
Залогируйте отработанное время (часы и минуты)
Отметьте запись времени как «оплачиваемая» (по умолчанию наследуется от проекта)

Запись времени попадает в еженедельный журнал, видимый в разделе «Учёт времени». Каждая запись показывает: задачу, проект, часы, ставку и статус оплаты.

Создание счёта

Когда пора выставить счёт клиенту:

Перейдите в раздел Счета в рабочем пространстве
Нажмите Новый счёт
Выберите клиента и расчётный период
Proman автоматически подтягивает все утверждённые, ещё не выставленные записи времени для этого клиента
Просмотрите строки счёта — отредактируйте описания, при необходимости скорректируйте часы
Укажите условия оплаты и срок оплаты

Счёт формируется на основе ваших реальных отслеженных данных. Никакого повторного ввода вручную.

Отправка и получение оплаты

Proman формирует PDF-счёт, который можно отправить клиенту прямо по email. Если вы подключили Stripe, клиенты смогут оплатить онлайн по платёжной ссылке, включённой в счёт.

Статус оплаты обновляется автоматически:

Отправлен — счёт доставлен
Просмотрен — клиент его открыл
Оплачен — платёж получен через Stripe
Просрочен — срок оплаты прошёл, оплата не поступила

Для постоянных клиентов можно настроить шаблоны счетов, чтобы работа по настройке выполнялась один раз.

Процесс утверждения записей времени

На тарифах Pro и Business записи времени проходят процесс утверждения перед тем, как их можно выставить к оплате. Это предотвращает выставление клиентам счетов за время, которое не было проверено руководителем.

Процесс:

Участник команды отправляет свои еженедельные записи времени
Руководитель просматривает и утверждает (или запрашивает изменения)
Утверждённые записи становятся доступны для выставления счетов

Это особенно полезно для агентств, выставляющих клиентам счета по модели «время и материалы».

Что это заменяет

Ведение выставления счетов внутри инструмента управления проектами устраняет:

Отдельную подписку на выставление счетов ($10–25/месяц за базовые инструменты)
Ручной повторный ввод данных между системами
Расхождения между тем, что было отслежено, и тем, что было выставлено к оплате
Переключение контекста между приложениями в течение расчётного цикла

Один инструмент, один источник достоверных данных, одно место для отслеживания платежей.

Выставление счетов доступно на тарифах Proman Pro ($3/мес) и Business ($8/мес). Смотреть тарифы →