Comment créer et envoyer une facture depuis votre outil de gestion de projet

La plupart des équipes suivent leur travail dans un outil de gestion de projet, puis recréent manuellement ce travail dans une application de facturation séparée. C’est de la double saisie. C’est source d’erreurs. Et cela signifie que vous payez pour deux outils afin de faire un seul travail.

Voici comment facturer vos clients directement à partir des données de votre projet.

Le problème des outils de facturation séparés

Lorsque votre outil de gestion de projet et votre outil de facturation sont déconnectés, le cycle de facturation ressemble à ceci :

Enregistrer les heures dans votre outil de gestion de projet
Exporter (ou simplement consulter) le rapport de temps
Saisir manuellement les mêmes données dans votre outil de facturation
Créer une ligne pour chaque tâche ou jalon
Envoyer la facture en espérant n’avoir rien oublié

Chaque transfert est une occasion d’erreur. Des heures facturables oubliées. Des tarifs erronés. Des tâches terminées mais jamais facturées.

Configurer des projets facturables

Dans Proman, les projets peuvent être marqués comme facturables. Lorsque vous configurez un projet facturable :

Attribuez un nom de client
Définissez un tarif horaire par défaut (ou un tarif par tâche)
Reliez-le à un profil de facturation de l’espace de travail

Tout le temps enregistré sur les tâches facturables de ce projet passe automatiquement dans le flux de facturation.

Enregistrer du temps sur les tâches

Le suivi du temps dans Proman est basé sur les tâches. Lorsqu’un membre de l’équipe termine un travail :

Ouvrir la tâche
Enregistrer le temps travaillé (heures et minutes)
Marquer l’entrée de temps comme « facturable » (elle hérite du projet par défaut)

L’entrée de temps est ajoutée à un journal hebdomadaire, visible dans la vue Suivi du temps. Chaque entrée affiche : la tâche, le projet, les heures, le tarif et le statut facturable.

Créer une facture

Quand vient le moment de facturer un client :

Allez dans Factures dans votre espace de travail
Cliquez sur Nouvelle facture
Sélectionnez le client et la période de facturation
Proman récupère automatiquement toutes les entrées de temps approuvées et non facturées pour ce client
Vérifiez les lignes — modifiez les descriptions, ajustez les heures si nécessaire
Définissez les conditions de paiement et la date d’échéance

La facture est générée à partir de vos données de suivi réelles. Aucune ressaisie manuelle.

Envoyer et être payé

Proman génère une facture PDF que vous pouvez envoyer directement par e-mail au client. Si vous avez connecté Stripe, les clients peuvent payer en ligne via le lien de paiement inclus dans la facture.

Le statut de paiement se met à jour automatiquement :

Envoyée — facture livrée
Consultée — le client l’a ouverte
Payée — paiement reçu via Stripe
En retard — date d’échéance dépassée sans paiement

Pour les clients récurrents, vous pouvez configurer des modèles de facture afin que le travail de configuration ne se fasse qu’une seule fois.

Flux d’approbation des entrées de temps

Sur les offres Pro et Business, les entrées de temps passent par un flux d’approbation avant de pouvoir être facturées. Cela évite de facturer aux clients du temps qui n’a pas été relu par un responsable.

Le déroulement :

Le membre de l’équipe soumet ses entrées de temps hebdomadaires
Le responsable relit et approuve (ou demande des modifications)
Les entrées approuvées deviennent disponibles pour la facturation

C’est particulièrement utile pour les agences qui facturent leurs clients au temps passé et aux moyens engagés.

Ce que cela remplace

Gérer la facturation à l’intérieur de votre outil de gestion de projet élimine :

Un abonnement de facturation séparé (10–25 $/mois pour des outils basiques)
La ressaisie manuelle des données entre systèmes
Les écarts entre ce qui a été suivi et ce qui a été facturé
Le changement de contexte entre applications pendant les cycles de facturation

Un seul outil, une seule source de vérité, un seul endroit pour relancer les paiements.

La facturation est disponible sur les offres Proman Pro (3 $/mois) et Business (8 $/mois). Voir les tarifs →