如何从你的项目管理工具创建并发送发票

大多数团队在项目管理工具里跟踪工作,然后又在一个独立的发票应用里手动重新录入一遍。这是重复劳动,容易出错,还意味着你要为两个工具付费才能完成一件事。

以下是如何直接根据项目数据向客户开票。

独立发票工具的问题

当你的项目管理工具和发票工具彼此割裂时,计费流程会是这样:

1. 在项目管理工具中记录工时
2. 导出(或直接查看)工时报告
3. 手动将相同的数据录入发票工具
4. 为每个任务或里程碑创建一个明细项
5. 发送发票,祈祷自己没有漏掉什么

每一次数据交接都是出错的机会。可计费工时被漏记、费率算错、任务完成了却从未开票。

设置可计费项目

在 Proman 中,项目可以被标记为可计费。设置可计费项目时,你可以:

• 指定客户名称
• 设置默认小时费率(或按任务费率)
• 将其关联到工作区的计费配置

该项目下所有可计费任务记录的工时,都会自动流入发票工作流。

按任务记录工时

Proman 中的时间跟踪是基于任务的。当团队成员完成工作时:

1. 打开任务
2. 记录已投入的工时(小时和分钟)
3. 将该时间条目标记为“可计费”(默认继承自项目设置)

时间条目会进入每周日志,可在时间跟踪器视图中查看。每条记录都会显示:任务、项目、工时、费率和计费状态。

创建发票

到了向客户开票的时候:

1. 进入工作区中的发票
2. 点击新建发票
3. 选择客户和计费周期
4. Proman 会自动拉取该客户所有已审批、未开票的时间条目
5. 检查明细项——按需编辑描述、调整工时
6. 设置付款条款和到期日

发票根据你实际跟踪的数据生成,无需手动重新录入。

发送发票并收款

Proman 会生成一份可直接发送给客户的 PDF 发票。如果你已连接 Stripe,客户可以通过发票中包含的支付链接在线付款。

付款状态会自动更新:

• 已发送——发票已送达
• 已查看——客户已打开
• 已付款——通过 Stripe 收到付款
• 已逾期——已超过到期日仍未付款

对于长期合作的客户,你可以设置发票模板,让这项设置工作只需完成一次。

时间条目审批流程

在 Pro 和 Business 计划中,时间条目在被计入发票之前需要经过审批流程。这可以防止向客户收取未经经理审核的工时费用。

流程如下:

1. 团队成员提交每周时间条目
2. 经理审核并批准(或要求修改)
3. 已批准的条目才能用于开票

这对按工时和材料计费的代理机构尤其有用。

这能替代什么

在项目管理工具内完成开票,可以省去:

• 一份独立的发票订阅(基础工具每月 10-25 美元)
• 系统之间的手动数据重复录入
• 已跟踪工作与已开票内容之间的差异
• 计费周期中在多个应用之间来回切换的时间成本

一个工具,一个数据源,一个地方追踪回款。

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发票功能适用于 Proman Pro(每月 3 美元)和 Business(每月 8 美元)计划。查看定价 →