Kostenlose vs. kostenpflichtige Projektmanagement-Tools: Was du wirklich bekommst

Jedes Projektmanagement-Tool bewirbt einen kostenlosen Plan. Nur wenige sind ehrlich darüber, was das bedeutet.

Das Wort „kostenlos“ leistet auf SaaS-Preisseiten enorme Arbeit. Was du tatsächlich bekommst, reicht von „einem großzügigen Starter-Kit“ bis zu „einer Demo, die abläuft, bevor du das Onboarding beendet hast“. Schauen wir uns an, was die großen Tools bei 0 $ wirklich bieten — und was nicht.

Die Landschaft der kostenlosen Stufen 2026

Asana Free

Bis zu 10 Nutzer (aber nur Listenansicht — keine Zeitleiste, keine Boards über den Basisstand hinaus)
Keine benutzerdefinierten Felder, keine Formulare, kein Reporting
Keine Ziele, keine Portfolios, kein Workload-Management
Speicher: 100 MB

Der Haken: Asanas kostenlose Stufe funktioniert für persönliche Aufgabenlisten. Sobald du versuchst, ein echtes Teamprojekt zu verwalten — Fortschritt verfolgen, Prioritäten zuweisen, Berichte erstellen — stößt du an eine Wand. Das Upgrade auf Premium kostet 10,99 $/Nutzer/Monat.

Monday.com Free

Bis zu 2 Plätze (ja, zwei)
Maximal 3 Boards
Keine Integrationen, keine Automatisierungen, keine Zeitleistenansicht
500 MB Speicher

Der Haken: Zwei Plätze und drei Boards sind eine Testversion, kein Plan. Ein Freelancer mit einem Kunden hat das schon überwachsen. Die Basic-Stufe beginnt bei 9 $/Platz/Monat.

ClickUp Free

Unbegrenzte Mitglieder (wirklich großzügig)
100 MB Speicher
Keine Gäste, eingeschränkte benutzerdefinierte Felder, eingeschränkte Integrationen
Keine Ziele, keine Portfolios, eingeschränktes Reporting

Der Haken: ClickUps kostenlose Stufe ist bei der Mitgliederzahl am großzügigsten, aber das Speicherlimit ist schmerzhaft. Eine gemeinsam genutzte Design-Datei und du bist am Ende. Der Unlimited-Plan kostet 7 $/Mitglied/Monat.

Was in jedem kostenlosen Plan tatsächlich fehlt

Beachte das Muster. Jede kostenlose Stufe streicht:

Reporting und Analytics — du kannst Aufgaben erstellen, aber keinen Fortschritt messen
Automatisierungen — sich wiederholende Arbeit bleibt manuell
Integrationen — deine Tools bleiben isoliert
Sinnvollen Speicher — Dateifreigabe wird bei 100–500 MB unmöglich

Und keines von ihnen enthält Zeiterfassung oder Rechnungsstellung. Das sind separate Tools, separate Abonnements.

Was ein kostenloser Plan enthalten sollte

Eine wirklich nützliche kostenlose Stufe sollte dir erlauben, ein kleines Projekt von Anfang bis Ende durchzuführen:

Aufgaben visuell erstellen und organisieren
Mit deinem Team im Kontext kommunizieren
Für Arbeit aufgewendete Zeit erfassen
Zumindest einige Rechnungen versenden

Deshalb haben wir Promans kostenlosen Plan so gestaltet, dass er alle vier Säulen umfasst — Projektmanagement, Team-Chat, Zeiterfassung und Rechnungsstellung — für bis zu 3 Bearbeiter. Keine künstlichen Funktionssperren. Kein „Upgrade, um deine eigenen Daten zu sehen“.

Der echte Kostenvergleich

Tool	Kostenlose Stufe	Erste bezahlte Stufe	Was dir fehlt
Asana	10 Nutzer, nur Liste	10,99 $/Nutzer/Monat	Boards, benutzerdefinierte Felder, Reporting
Monday	2 Plätze, 3 Boards	9 $/Platz/Monat	Praktisch alles
ClickUp	Unbegrenzte Nutzer, 100 MB	7 $/Mitglied/Monat	Speicher, Gäste, Ziele
Proman	3 Bearbeiter, alle Funktionen	3 $/Monat pauschal	Mehr Bearbeiter, KI, Speicher

Die Lücke ist deutlich. Die meisten „kostenlosen“ Pläne sind darauf ausgelegt, dich zum Upgrade zu frustrieren. Ein guter kostenloser Plan ist darauf ausgelegt, zu beweisen, dass das Produkt funktioniert.

Wann solltest du upgraden?

Bleib bei einem kostenlosen Plan, bis eines davon zutrifft:

Dein Team ist über das Nutzerlimit der kostenlosen Stufe hinausgewachsen
Du brauchst Funktionen, die legitim in bezahlten Stufen liegen (erweitertes Reporting, KI, priorisierter Support)
Speicher ist ein echter Engpass

Upgrade nicht, weil die kostenlose Stufe künstlich eingeschränkt ist. Upgrade, weil deine Bedürfnisse echt gewachsen sind. So sollte Preisgestaltung funktionieren.

Promans kostenloser Plan umfasst Projektmanagement, Team-Chat, Zeiterfassung und Rechnungsstellung für bis zu 3 Bearbeiter. Unsere Preise ansehen →