ロールベースの権限管理でリモートチームの足並みを揃える方法

物理的なオフィスでは、アクセス制御は非公式なものです。会議室の前を通りかかったときにホワイトボードの内容が目に入ります。会話が自然と耳に入ってきます。明示的な設定を必要としない、共有された曖昧なコンテキストが存在します。

リモートチームには、そうした曖昧なコンテキストはありません。あるのは権限だけです。

距離があるほど権限が重要になる理由

リモートチームでは、あらゆる情報は明示的に共有されるか、まったく見えないかのどちらかです。クライアントとの会話を「たまたま耳にする」ことも、誰かの画面に映る予算案を「たまたま見てしまう」こともありません。

これにより、2つの失敗パターンが起こりやすくなります。

過剰な共有： 全員が全てを見られる状態です。社内メンバーと契約社員の区別も、機密性の高い請求データと一般的なプロジェクト更新の区別もありません。不適切なアクセス権を持つ誰かが、意図的にせよそうでないにせよ、問題を引き起こします。

共有不足： 情報が厳しく制限されすぎて、人々が仕事をできなくなります。開発者は、追加されていないチャンネルにあるという理由でクライアントのフィードバックを見られません。契約社員は閲覧専用モードのため、自分のタスクすら更新できません。

適切な権限設定は、この両方の問題を解決します。それは不信感の表れではなく、明確さのためのものです。

ほとんどのPMツールは4段階のロールモデルを採用しています。Promanの実装は以下の通りです。

ロール	できること
オーナー	フルアクセス：課金、ワークスペース設定、メンバー管理、すべてのデータ
管理者	メンバーとプロジェクトの管理、ワークスペース設定の構成、課金は不可
メンバー	タスクの作成・編集、時間の記録、ボードの利用、ディスカッションへの参加
閲覧者	明示的に追加されたプロジェクトとボードへの閲覧専用アクセス

重要な考え方は、チームの大半はメンバーであるべきだということです。管理者とオーナーは少数であるべきです。これらのロールには、プロジェクトの削除、メンバーの削除、課金変更といった、取り消しの効かない権限があるからです。

クライアントワークを行うエージェンシー：

プロダクトチーム：

契約社員を抱えるフリーランサー：

ロールベースのアクセス制御は、ワークスペースレベルで機能します。しかし、時にはプロジェクトレベルでのより細かい制御が必要になります。

次のような場合はプロジェクトレベルの制御を使います。

Promanでは、メンバーは特定のプロジェクトに限定した権限を持てます。プロジェクト単位の制限を持つメンバーは、割り当てられたプロジェクト以外、ワークスペース内の何も見ることができません。

契約社員は、ほとんどのチームにとって最も難しい権限設定のケースです。彼らには業務を行うのに十分なアクセス権が必要ですが、価格情報、クライアントリスト、請求情報にはアクセスさせるべきではありません。

契約社員に対する適切なデフォルト設定は、担当している特定のプロジェクトに限定したメンバーロールです。ワークスペースレベルの設定へのアクセスはなし。請求書や時間承認へのアクセスもなしです。

契約が終わるたびに、契約社員のアクセス権を見直しましょう。契約終了時にアクセス権を削除するのは忘れがちです。追加する際にカレンダーのリマインダーを設定しておきましょう。

権限は、編集できる内容を制御するだけではありません。受け取る通知の内容も制御します。

閲覧者は、ワークスペース全体のあらゆるタスク更新について通知を受け取るべきではありません。プロジェクトAのメンバーは、プロジェクトBに関する通知を受け取るべきではありません。Promanでは、通知の範囲は権限の範囲に従います。アクセス権があるものについてのみ通知を受け取ります。

これはリモートチームにとって重要です。通知過多は集中力を奪う原因になるからです。権限の範囲が広すぎると通知のノイズが増えます。適切に範囲を絞った権限であれば、すべての通知に意味があります。

迷ったら、アクセス権は少なめから始めて、必要になったら追加しましょう。権限を付与するのは簡単です。取り消すのは気まずいものです。特に、誰かが数週間広い範囲で作業してきた後ではなおさらです。

各契約やプロジェクトの開始時に、意図を持って権限を設定しましょう。四半期ごとに見直しましょう。権限が積み上がるままにしないことです。

Promanはすべてのプランでロールベースの権限管理をサポートしており、プロジェクト単位のアクセス制御はProプラン以上で利用できます。料金プランを見る →