オールインワンツールという選択肢：チャット、タスク、時間管理を一つの場所に

平均的な小規模チームは、プロジェクト管理、コミュニケーション、時間管理を3つの別々のサブスクリプションとして運用しています。それぞれのツール単体では問題ありません。しかし組み合わさると、誰も望んでいない調整コストが生まれます。

分断されたツールが生む隠れたコスト

問題は単なるサブスクリプション費用だけではありません。3つのシステムを同期させ続けるオーバーヘッドです。

PMツールでタスクが割り当てられます。そのタスクに関する質問はSlackで交わされます。答えはタスクにではなく、Slackに存在します。そのタスクに対して記録された時間は、3つ目のアプリに存在します。請求書を発行する頃には、誰かが手作業で3つを突き合わせる必要が出てきます。

システム間の受け渡しはすべて、データ損失の可能性を伴います。タスクに変換されなかった会議メモ。ボードを更新しないままのチャット上の決定。「自分が何をしていたか」と「何を請求すべきか」の間に手順が多すぎて、間違ったプロジェクトに記録された時間。

オールインワンツールとは、肥大化したエンタープライズスイートを意味するわけではありません。中核となるワークフローが、アプリを離れることなくつながっていることを意味します。

多くの小規模チームにとっての最小限の統合とは:

これら3つが同じシステムに存在すると、ワークフローは圧縮されます。タスクについてはそのタスクのディスカッションスレッドで議論します。今取り組んでいたタスクに対して時間を記録します。すでに正しく分類された時間記録に基づいて請求します。

エクスポートも、コピー＆ペーストも、「後でボードを更新しよう」も不要です。

コンテキストスイッチングに関する研究は一貫して、ツール間を移動すること——たとえ一瞬でも——が、切り替え自体よりも多くの時間を奪うことを示しています。脳はその都度コンテキストを再構築する必要があります。

実際には、PMツールで作業している開発者がSlackで質問を見つけ、答えるために切り替え、別のSlackの会話に引き込まれ、PMツールに戻ってきて、自分がどこにいたかを読み直す必要が出てきます。30秒で済むはずの質問が10分のコストになるのです。

これを6人のチームに、1週間分掛け合わせれば、何時間もの集中力の損失になります。

統合にはトレードオフがあり、それを正直に語る価値があります。

これらのトレードオフは現実のものです。問題は、現在のツールスタックの調整オーバーヘッドがそれらを上回るかどうかです。

チームのツール切り替えを1週間追跡してみてください。タスクに関する会話がPMツールの外で行われる回数はどれくらいですか。「ボードは更新した？」「Xの状況は？」といったSlackメッセージがどれくらいありますか。

答えが「しょっちゅう」であれば、あなたのツールは互いに連携しておらず、チームがそのコストを払っていることになります。

PM、コミュニケーション、時間管理を別々のツールで運用しているほとんどのチームは、次のように支払っています。

合計: 3つの分断されたシステムに対して月額25～35ドル/ユーザー。

これら3つすべてをカバーする月額3～8ドル/ユーザーのオールインワンツールは、大幅なコスト削減です。しかし本当の節約はサブスクリプション費用にあるのではなく、調整オーバーヘッドで失わなくなる時間にあります。

Promanは、タスク管理、チームチャット、時間管理を1つのワークスペースにまとめて提供します。料金を見る →