Freigabe-Workflows für die Zeiterfassung: Was Teams falsch machen

Die Freigabe von Zeiterfassungen klingt nach Bürokratie. Richtig gemacht ist sie ein Sicherheitsnetz für die Abrechnung. Falsch gemacht wird sie zu einem wöchentlichen Engpass, den Manager fürchten und Teammitglieder übelnehmen.

Hier ist, was die meisten Teams falsch machen — und wie man es richtig macht.

Warum es Freigaben gibt

Der Zweck eines Freigabe-Workflows für Zeiterfassung ist einfach: Fehler abfangen, bevor sie Kunden erreichen.

Ohne Freigabe:

Tippfehler werden abgerechnet (aus 8 Stunden werden 80)
Auf das falsche Projekt gebuchte Zeit bläht die Rechnung eines Kunden auf
Nicht abrechenbare Arbeit (interne Meetings, Overhead) landet auf Kundenrechnungen

Mit Freigabe prüft ein Manager die Zeiteinträge einmal pro Woche, bevor sie für die Rechnungsstellung gesperrt werden. Ein Prüfschritt. Eine Stelle, an der Fehler auffallen.

Der Workflow schafft nur dann Mehrwert, wenn die Prüfung tatsächlich stattfindet.

Fehler 1: Eine tägliche Aufgabe daraus machen

Manche Teams verlangen eine tägliche Freigabe der Zeit. Das ist übertrieben und sorgt für ständige Unterbrechungen bei Managern. Prüfer schenken irgendwann keine Aufmerksamkeit mehr, weil es immer etwas zum Freigeben gibt und die Dringlichkeit verschwindet.

Besser: einmal pro Abrechnungszeitraum prüfen. Wöchentlich ist der Standard. Blocke am Freitagnachmittag 20 Minuten, um die Einträge der Woche zu prüfen und freizugeben.

Fehler 2: Freigeben, ohne hinzusehen

Der Freigabeschritt funktioniert nur, wenn jemand die Einträge auch wirklich liest. Alles einfach durchzuwinken, verfehlt den Zweck.

Was bei der Prüfung zu kontrollieren ist:

Entspricht die Gesamtzeit pro Person den Erwartungen? (Hat jemand am Montag 14 Stunden gebucht?)
Sind die Einträge dem richtigen Projekt zugeordnet?
Sind abrechenbare Aufgaben als abrechenbar markiert?
Gibt es verdächtig runde Zahlen? (Niemand arbeitet exakt 8,0 Stunden)

Das dauert 10–15 Minuten pro Abrechnungszeitraum, keine Stunden.

Fehler 3: Ablehnen ohne Begründung

Wenn ein Manager einen Zeiteintrag ablehnt, muss das Teammitglied wissen, warum. Ein “Abgelehnt” ohne Erklärung sorgt für Verwirrung und Unmut.

Jede Ablehnung sollte eine Notiz enthalten: “Auf falsches Projekt gebucht — sollte Kunde B sein” oder “Das war ein internes Meeting — als nicht abrechenbar markieren.”

In Proman können Manager beim Zurücksenden von Zeiteinträgen einen Ablehnungsgrund hinzufügen. Teammitglieder sehen die Notiz direkt beim abgelehnten Eintrag.

Fehler 4: Bis zum Rechnungszeitpunkt warten

Der schlechteste Zeitpunkt, um ein Problem mit Zeiteinträgen zu entdecken, ist, wenn die Rechnung fällig ist. Bis dahin erinnern sich Teammitglieder möglicherweise nicht mehr, woran sie vor drei Wochen gearbeitet haben.

Prüfe Einträge wöchentlich, auch wenn du monatlich abrechnest. So erkennst du Probleme, solange die Arbeit noch frisch ist.

Den Workflow in Proman einrichten

Gehe zu Einstellungen → Zeiterfassung
Aktiviere Freigabe erforderlich für den Workspace
Weise Freigaberechte an Manager zu (Rolle Admin oder Owner)
Lege den Freigabezeitraum fest (wöchentlich ist die Standardeinstellung)

Sobald aktiviert, reichen Teammitglieder ihre Zeit am Ende jeder Woche ein. Manager erhalten eine Benachrichtigung zur Prüfung. Freigegebene Einträge fließen in den Rechnungsworkflow ein; abgelehnte Einträge gehen mit einer Notiz zurück.

Teammitglieder können den Status aller ihrer eingereichten Einträge einsehen — kein Nachhaken bei Managern nötig.

Die richtige Einstellung

Bei der Freigabe von Zeiten geht es nicht darum, jemanden bei etwas Falschem zu ertappen. Es geht darum, die Abrechnungsgenauigkeit in einem System mit vielen beweglichen Teilen aufrechtzuerhalten.

Behandle es als Schritt zur Datenqualität, nicht als Leistungsbeurteilung. Der Manager, der Zeiteinträge prüft, bewertet nicht, ob ein Mitarbeiter hart genug gearbeitet hat — er prüft, ob die richtigen Stunden am richtigen Ort landen.

Teams, die das verstehen, empfinden den Workflow als reibungslos. Teams, die ihn als Überwachung behandeln, machen ihn zu einer Quelle des Unmuts.

Zeiterfassung mit Freigabe-Workflows ist in den Proman-Tarifen Pro und Business verfügbar. Preise ansehen →